En septiembre de 2013, la Ley 14/2013, de apoyo a los emprendedores y su internacionalización estableció la obligatoriedad del uso del formato electrónico y la vía telemática para proceder a la legalización ante el Registro Mercantil de los libros que deben llevar los empresarios. En principio, todos los libros que debieron legalizarse con posterioridad a dicha fecha, deberían haberlo hecho siguiendo dicho procedimiento.
Al encontrarse con numerosos problemas a la hora de la presentación y con el rechazo por parte de muchos empresarios debido a la insuficiente protección de sus datos en la presentación por este método, en el año 2014 se admitió la legalización en papel de los libros contables relativos al ejercicio 2013, pero la realidad es que cada Registro Mercantil ha venido aplicando sus propias reglas a la hora de implementar el procedimiento de legalización de libros. Debido a esta realidad, en febrero de 2015 la Dirección General de los Registros y del Notariado dictó una Instrucción al objeto de unificar criterios y establecer los principios básicos para la legalización de los libros.
Así las principales novedades introducidas por esta instrucción son:
- Se aplica un nuevo sistema de legalización a todo tipo de libros obligatorios y no obligatorios del ejercicio 2014, si éste coincide con el año natural, siendo el último día para su legalización el 30 de abril de 2015 (inclusive).
Excepcionalmente, en relación al ejercicio 2014, si no fuera posible la presentación en formato electrónico de los libros, el registrador permitirá la presentación en formato papel de los libros de hojas encuadernadas.
Por lo tanto, a partir del ejercicio 2014 no podrán legalizarse libros en blanco, encuadernados o de hojas móviles ni tampoco ningún libro en soporte papel o electrónico no presentado por vía telemática.
- Al inscribir la sociedad, se deberá legalizar un libro registro inicial con la información sobre los fundadores y posteriormente, solo habrá que legalizar sucesivos libros si se producen cambios en la titularidad de las participaciones o acciones o si hubieran sido sujetas a gravamen.
- Se permite legalizar los libros de actas y libros registros de un ejercicio aunque no lo estén los libros de ejercicios anteriores.
- En la primera legalización telemática del correspondiente libro habrá que acreditar el cierre del anterior libro mediante la legalización de la correspondiente certificación de cierre de libros.
- Las sociedades que desde su constitución no hubieran legalizado todavía sus libros de actas, registros o de contratos podrán incluir en los primeros libros de dichas clases presentados telemáticamente todas sus actas y vicisitudes desde la fecha de su constitución hasta la fecha de cierre.
- El Registro únicamente podrá emitir publicidad sobre si los libros de actas, socios y contratos han sido o no legalizados, nunca sobre el contenido de los mismos.
- Los empresarios y las sociedades podrán optar por enviar los ficheros relativos a los libros de actas, socios y contratos, de forma abierta, o estableciendo en los mismos mecanismos de cifrado digital.
